Doel

Het doel van process mapping is om samen met materiedeskundigen het feitelijke procesverloop in kaart te brengen. Dit vindt plaats in workshops.

Werkwijze

• Samen met de opdrachtgever wordt vastgesteld welk proces uitgewerkt moet worden en wordt het detailniveau (bedrijfsketen, activiteit, werkinstructie) bepaald. • Vervolgens wordt samen met de opdrachtgever vastgesteld welke materiedeskundigen uitgenodigd moeten worden voor een workshop. Deze mensen worden uitgenodigd voor deelname. • De eerste stap in de workshop is om vast te stellen wat de eerste en de laatste stap van het proces is. Dit om het proces goed af te kaderen. • Hierna wordt het proces doorlopen en wordt het process mapping tempate ingevuld op een whiteboard (zie toelichting bij de template). • Na de workshop wordt de process mapping omgewerkt naar een swimlane formaat en wordt deze verzonden deze naar de deelnemers aan de workshop en naar alle personen/stakeholders die een rol vervullen in het proces. • Commentaar dat terugkomt wordt verwerkt in de swimlane. De definitieve swim lane wordt naar alle stakeholders verzonden. • Als laatste stap wordt de definitieve swim lane aan de opdrachtgever gerapporteerd.

Toelichting

Als eerste worden eerst de start- en eindactiviteiten neergezet, zodat duidelijk is binnen welke grenzen het proces zich afspeelt. Verder spreken we af welk detailniveau wij zullen gaan hanteren. Als dat bekend is, dan worden de processtappen besproken. Belangrijk is om hierbij de beslissingen goes in de beschouwing mee te nemen en alle takken van de beslissing mee te nemen. Men is vaak geneigd om alleen de meest vanzelfspekende paden te bespreken (de normal flow; sunny days) en laat alternatieve en doodlopende paden (alternative en exception flows) buiten beschouwing.