Old School Tools

Observatie

• Observatie is een goede manier om de huidige processen en procedures in detail te kunnen documenteren • Door middel van observatie komen vaak verborgen taken en activiteiten te voorschijn • Is een goed middel om variaties en afwijkingen in de dagelijkse praktijk boven water te krijgen • Is beperkt door de relatief kleine steekproef; dit speelt met name een rol als het proces over meer groepen en locaties heen loopt • Heeft het risico dat de geobserveerden gaan doen wat zij denken dat de observator verwacht te zullen zien.

1:1 Interviews

• Kan bij de geinterviewde doorgaans een postieve werking hebben door een gevoel van mede-eigenaarschap bij het ontwerp of de analyse. • Nadeel is dat het geinterviewden tijd kost en dat zij uit hun dagelijkse werk gehaald worden. • Doordat afspraken gemaakt moeten worden kost deze methode vaak wat meer tijd dan andere methoden om procesinformatie te verzamelen. • Kost achteraf meer tijd van de interviewer om alle verschillende meningen en zienswijzen in een procesplaat te vangen. Meestal wordt dit opgelost door middel van follow-up. • Geeft niet altijd de volledige informatie om het proces te kunnen beschrijven.

Feedback

• Feedback (bijvoorbeeld via de mail) kost minimaal tijd en verstoring van de dagelijkse bezigheden. • Is onderhevig aan veel van de tekortkomingen als bij de 1:1 interviews: • niet alle informatie komt boven water • Tijd benodigd om verschillende zienswijzen te bundelen (compromis) • Als hetzelfde werk door verschillende mensen op verschillende wijze wordt beschreven, dan is er alsnog follw-up nodig.

Workshops

• In een workshop (met een agenda en met een voorzitter/facilitator) komen materiedeskundigen en stakeholders bijeen om tezamen met model vorm te geven. • Heeft als belangrijk voordeel dat de doorlooptijd in het algemeen korter is dan bij 1:1 interviews • Geeft de deelnemers een gevoel van medeverantwoordelijkheid voor het proces. • Workshops zijn soms wat kostbaarder dan de andere methoden, bijvoorbeeld door facilitaire zaken als lunches, vergaderzalen reserveren en dergelijke. • Modellen die in een workshop zijn vervaardigd hebben over het algemeen minder follow-up nodig en een groter draagvlak, waardoor zij vaak van een hogere kwaliteit zijn dan bij de andere technieken.

Web-Based Conferencing

• Levert dezelfde voordelen op als workshops, maar zijn alleen met kleinere groepen effectief. • Dergelijk workshops zijn vaak lastiger te besturen en te beheersen; vereist een krachtig optredende voorzitter/facilitator.

White Board en Flip Charts

• Het proces wordt op een white board of flip charts getekend en wordt later uitgewerkt in een digitale vorm. • Wordt meestal gebruikt workshops en in interviews

Papier en Post-Its

• Bij deze techniek worden de muren beplakt met papier, zoals behangrollen of brown paper • Tijdens workshops worden de deelnemers uitgenodigd om hun activiteiten op post-it notes te schrijven en deze op de - volgens hen - juiste volgorde op te plakken. Belangrijk is dat zij overeenstemming bereiken over de volgorde. • De facilitator kan de post-it notes ophangen of de deelnemers kunnen dit zelf doen • Het resulterende model moet later omgezet worden in een digitale vorm

Tekentools en rapporten

• Tijdens of nadat workshops en interviews gehouden zijn, worden de proces flows direct verwerkt in tools als Microsoft Visio of Powerpoint. • Later kunnen de flows verwerkt worden in de BPM tool. • Doorlopen van een procesflow mbv bijv. Visio is minder handig dan papier of Post-Its; die methode dwingt de mensen om zelf het proces te doorleven. Bij gebruik van electronische middelen wordt degene die de machine bedient de woordvoerder.

Electronische modelleringstools en projectie

• Directe projectie van de BPM tool op grote schermen waarbij het model gezamelijk wordt ontwikkeld. • Voordeel is dat het model direct zichtbaar is en kan worden aangepast tijdens de workshop. • Ander voordeel is dat het model meteen in de juiste tool zit en niet nog eens overgezet hoeft te worden.