ERP

ERP is software voor het registreren van bedrijfsgegevens. In een ERP-systeem wordt interne bedrijfsinformatie over logistieke, administratieve en financiële bedrijfsprocessen in één bedrijfsbreed informatie- en managementsysteem gecombineerd. Met als doel maximalisatie van de productiviteit, kostenbeheersing en optimale vervulling van de klantwensen. In een ERP-systemen is er meestal één centrale database die in verschillende bedrijfsprocessen gebruikt kan worden.

Pros en Cons

De voordelen hiervan zijn evident: herbruik van informatie voorkomt dubbel invoerwerk; eenduidige informatie leidt tot betere communicatie tussen afdelingen; kortere doorlooptijden. Een ERP-systeem maakt tussen verkoop, ontvangen orders, calculatie, voorraad, inkoop, capaciteit en productie inzichtelijk en zorgt daarmee voor lagere voorraden en betere inzetbaarheid van personeel, bedrijfsmiddelen en materiaal. Daarnaast maakt een ERP systeem bedrijfsprocessen ook eenvoudiger; procedures worden geformaliseerd, met eenduidigheid in de afhandeling van activiteiten als gevolg. Daarnaast leidt een ERP-systeem tot verbetering van klantgericht werken: er kunnen concretere afspraken over levertijden gemaakt worden, offertes kunnen sneller opgesteld worden en is de kans op het maken van fouten (defects) geringer. Een ER-systeem levert een inzicht in het bestelgedag van klanten op, zodat de productie beter afgestemd kan worden op de vraag. Een voordeel op geheel ander vlak is dat er maar één softwareleverancier is en dat daarmee het risico op incompatibiliteit gering is. Het is tegelijkertijd ook een risico om geheel afhankelijk te zijn van één leverancier. De organisatie is met huid en haar overgeleverd aan die leverancier. Ook de impact die de implementatie van een ERP-systeem op een organisatie heeft, mag niet onderschat worden, met name op het gebied van de werknemers. Goede en professionele voorbereiding bij de implementatie is cruciaal. Een ERP-systeem is bovendien nogal prijzig: de software moet precies aansluiten op de bedrijfsprocessen en moet daarom vaak specifiek voor een organisatie aangepast worden.

Geschiedenis

De oorsprong van ERP is waarschijnlijk gelegen in de 60'er en 70'er jaren door de behoefte om voorraden beter onder controle te krijgen door middel van Material Requirements Planning (MRP). In die periode is een eerste kentering te zien van het houden van grote voorraden naar kleinere. Vanaf de 80'er jaren worden computersystemen steeds krachtiger, goedkoper en blijken in staat om alle autonome systemen die voor verschillende bedrijfsprocessen ontwikkeld waren te integreren. Production, Marketing, Finance, HR, Purchasing, IT worden in het planningsysteem getrokken. Begin 90'er spelen leveranciers als Oracle, SAP en BaanN hier op in.

Samenhang

De productie- of procesautomatisering levert gegevens aan het product control systeem (kwaliteit) en het process control systeem. Het product control systeem levert kwaliteitsrapportages ten behoeve van klanten, van toezichthouders en van de interne procesverbetering. Het levert ook informatie over de hoeveelheid uitval bij de productie. De process control systemen monitoren de wijze waarop en de omstandigheden waaronder het proces plaatsvindt. Op een dashboard wordt realtime de status getoond van de variabelen die er toe doen (verbruik, temperatuur, vochtigheid, uitval enzovoort). Ook kan realtime gemonitord worden wat de invloed is van gewijzigde omstandigheden op het productieproces, zodat eenvoudig het optimum bepaald kan worden. Het ERP- systeem speelt hierin geen rol.

Opbouw van een ERP-systeem

Een ERP-systeem bestaat meestal uit standaard softwaremodules, die zodanig worden ingezet dat zij optimaal aansluiten bij de automsatiseringsbehoefte van een organisatie. Een ERP-systeem bestaat grofweg uit de volgende vijf basismodules: 1. Customer Relations Management (CRM); verkoop, marketing, klantenservice 2. Supply Chain Management (SCM); logistieke planning, order-to-cash, inkoop, voorraadadministratie, warehousing, retourafhandeling 3. Finance Resource Management (FRM); grootboek, vaste activa, crediteuren- en debiteurenadministratie, incasso,consolidatie, budgettering, kostencalculatie, Activity Based Costing 4. Human Resource Management (HRM); recruitering, opleidingen, salarisadministratie, pensioenen 5. Manufacturing Resource Planning (MRP); IT/TI, bill of materials (pakbon), workflow management, kwaliteitscontrole, productie, productmanagement Naast deze vijf hoofdstromen worden de volgende processen door middel van ERP ondersteund: • Order Processing; order-to-cash, order-entry, kredietwaardigheidscheck, beschikbaarheidstoets, voorraadbeheer, levering, verkoopanalyse, verkoopcommissies • Project Management; planning, WBS, etc.

Leveranciers van ERP

De meest bekende leveranciers zijn BAAN, Oracle, SAP en PeopleSoft (BOPS). In het laatste decennium is de markt erg in beweging geraakt door fusies, overnames, joint ventures en nieuwe toetreders.