5S is een techniek uit de Lean-school die als doel heeft waste (verspilling) te verminderen en motivatie, samenwerking en efficiency te verbeteren door te zorgen voor een professionele en schone werkplekomgeving. 5S bestaat uit 5 principes die in het Japans met de letter ‘S’ beginnen. • Seiri : Scheiden (sorteren) • Seiton : Schikken (vereenvoudigen) • Seiso : Schoonmaken (opruimen) • Seiketsu : Standaardiseren • Shitsuke : Systematiseren (zelf-discipline) • Er wordt nog wel eens een zesde S aan toegevoegd: Safety (veiligheid). De 5S techniek start door iedere handeling op de werkplek kritisch te beoordelen of deze waarde toevoegt. Een handeling die geen waarde toevoegt moet worden geëlimineerd. Overbodige wachttijd, afval, nutteloze tussenvoorraad moeten worden verwijderd. Vervolgens worden de verschillende S’en stap voor stap en in de juiste volgorde uitgevoerd.

Scheiden

Verwijder wat niet nodig is. In deze stap wordt alles dat op de werkplek ligt verdeeld in drie groepen: • zaken die vaak gebruikt worden; • zaken die soms gebruikt worden; • zaken niet niet of nauwelijks gebruikt worden.

Schikken

In deze stap worden de drie groepen die in Seiri (Scheiden) zijn gemaakt verder te schikken. De zaken uit de eerste groep moeten op de werkplek zelf te vinden zijn. Zaken uit de tweede groep kunnen elders ondergebracht worden, bijvoorbeeld in een kast in de buurt van de werkplek. Ook valt te denken aan het delen van deze zaken met andere werkplekken. De zaken uit de derde groep moeten verwijderd worden (weggooien of - indien mogelijk - weggeven).

Schoonmaken

Zaken uit de eerste en de tweede groep uit de stap Seiri, moeten schoongemaakt worden. Dit is niet alleen vanuit hygiënische redenen verstandig, maar het levert ook inzicht in eventuele afwijkingen op.

Standardiseren

Alles moet een vaste plaats krijgen op de werkplek. Hierdoor is alles direct terug te vinden, waardoor er geen tijd verloren gaat met zoeken. Ook valt het op als er iets ontbreekt, zodat tijdig actie kan worden ondernomen om het ontbrekende terug te vinden. En niet pas op het moment dat het nodig is.

Systematiseren

Nadat de vier voorgaande acties zijn uitgevoerd, moet gezorgd worden voor borging van de activiteiten. Al het werk is voor niets geweest, als je je niet aan de standaarden houdt. Eventueel kan gebruik worden gemaakt van een checklist die op vaste tijdstippen nagelopen wordt, om zo te bepalen of alle standaards nog gehanteerd worden.

Kritiek op 5S

Hoewel 5S wereldwijd succesvol wordt toegepast in veel kantooromgevingen, zijn er ook kritische geluiden te horen. Veelal omdat 5S ertoe leidt tot dat werkplekken er erg onpersoonlijk en kritisch door zijn geworden. Ook kan5S (en meer in het algemeen Lean) leiden tot extra stress veroorzaakt door obsessief gedrag door de voortdurende focus op procesverbetering en op het voorkomen van verspilling.