Flowcharts

Een flow chart (stroomdiagram) is één van de meestgebruikte manieren om processen op eenvoudige wijze te visualiseren. Meestal worden basisstroomdiagrammen gebruikt, waarbij blokjes de stappen in het proces voorstellen en waarbij met pijltjes de volgorde van de stappen wordt weergegeven. Naast basisstroomdiagrammen worden ook swim lane diagrams (functiestroomdiagrammen) en workflow diagrams (werkstroomdiagrammen) gebruikt. Om stroomdiagrammen te kunnen lezen moet je de betekenis van de verschillende symbolen begrijpen. De meeste mensen kennen de basissymbolen zoals 'processen' en 'beslissingen'. Maar er zijn veel meer symbolen. De onderstaande afbeelding toont alle standaard symbolen die in flow chart kunnen voorkomen.

Tips voor goede flowcharts

• Stel vast waarom het stroomdiagram nodig is. Bedenk met welk doel je een stroomdiagram tekent. Misschien om iemand het proces uit te leggen, of om het proces te begrijpen, of om leemtes in het proces te ontdekken enz. Wat ook de reden is, het is belangrijk om de doelstelling vast te stellen. • Stel vast wat je doelgroep is. Een flow chart wordt niet alleen voor een bepaald doel, maar ook voor een bepaalde doelgroep getekend. Hou daarom rekening met zaken als detaillering, terminologie om de flow chart leesbaar te maken voor de doelgroep. • Stel vast of er veel actoren betrokken zijn in het proces. Swimlane diagrammen zijn de beste manier om de verantwoordelijkheden van de betrokken actoren (functies, rollen, afdelingen, systemen) voor iedere processtap te kunnen modelleren. Als er echter meer dan 6 á 7 verschillende actoren zijn, dan is het beter om actoren samen te voegen. Dit hangt echter wel samen met de doelgroep waarvoor je het diagram tekent. • Bepaal het startpunt en het eindpunt van de diagram. Dit lijkt triviaal, maar dit is wel bepalend voor de afbakening van het diagram. Voor de lezer is het dan duidelijk binnen welke grenzen het proces zich afspeelt. Pas daarbij op voor open eindjes; alle takken moeten uiteindelijk eindigen in de laatste stap, tenzij er verwezen wordt middels een on-page of off-page referentie naar een ander proces. • Breek het diagram op in meerdere flows. Erg lange flowcharts kunnen erg gecompliceerd worden en leiden ertoe dat de lezer details over het hoofd ziet, waarvan het juist je bedoeling was om ze bloot te leggen. Daarom is het beter om het diagram op te breken in deeldiagrammen en gebruik te maken van de referentie-symbolen. Een olifant eet je immers in stukjes. • Maak nuttig gebruik van kleuren. Door middel van het toekennen van kleuren kun je meer betekenis en informatie geven aan het diagram. Je kunt bijvoorbeeld risicovolle processtappen een rode kleur geven, zodat de lezer direct ziet waar de risico's in het proces zitten. Voorwaarde is wel dat er een legenda wordt toegevoegd aan het diagram.

Dos and Donts

• Gebruik de juiste symbolen. Ieder symbool heeft een eigen betekening. Hoewel het gemakkelijk lijkt om overal een processymbool voor te gebruiken, lijdt dit eerder tot verwarring dat tot inzicht en overzicht. Maak daarom gebruik van de juiste symbolen. • Voorkom een inconsistente richting van de processtroom. De twee meest gebruikte en geaccepteerde richtingen om een stroomdiagram te tekenen zijn van boven naar beneden en van links naar rechts. Deze twee moeten echter niet gemengd worden in één diagram. • Gebruik geen hysterische kleuren. Een stroomdiagram heeft tot doel om een oplossing voor een bepaald probleem te bieden. Met dit in gedachten is het niet verstandig om je boodschap in een landschap van visuele ruis te laten verdwijnen. • Het formaat van de gebruikte symbolen moet consistent zijn. Om de boodschap van de stroomdiagram goed te laten overkomen is het verstandig om de opmaak rustig te houden door de symbolen goed geproportioneerd te houden. Een vuistregel is dat de hoogte en de breedte van een symbool in lijn zijn met de rest van de symbolen. Uiteraard geldt deze regel niet voor symbolen die doelbewust klein moeten zijn, zoals connectoren. • Zorg voor een consistent gebruik van het wiebertje. Vaak het wiebertje niet goed gebruikt. Conventie is dat de TRUE voorwaarde aan de onderzijde van het wiebertje komt en de FALSE voorwaarde uit de rechterkant. • De ruimtes rond de symbolen moeten gelijkmatig zijn. Om stroomdiagrammen er professioneler te laten uitzien is het belangrijk om de ruimtes rond de symbolen overal even groot te laten zijn. Uitzondering wordt gevormd door het beslissingsymbool dat meestal meer ruimte nodig heeft om de labels aan de takken te kunnen tonen. • Hou het stroomdiagram leesbaar. Vaak wordt een gedetailleerd stroomdiagram verkleint omdat het moet passen op één A4-tje of A3-tje. Dat is echter niet verstandig. Het is beter om het diagram over meerdere pagina's te verdelen. Daarnaast is het ook een optie om activiteiten te groeperen. • Koppel diagrammen in plaats van ze op één pagina te proppen Door middel van twee beschikbare symbolen - de on- page- en off-page referentie - kunnen diagrammen eenvoudig gekoppeld worden. Dat is beter dan ze op één pagina proberen te krijgen. • Maak alternative flows duidelijk. In bepaalde flowcharts gaan normal flows en alternative flows uit elkaar lopen. Het is dan zaak om de flows door middel van visuele ondersteuning te kunnen onderscheiden. Bijvoorbeeld door de alternative flows van een stippellijn te voorzien. • Pas op voor loops. Processen kunnen niet oneindig blijven doorlopen. Waak ervoor dat er geen oneindige lussen in het proces zitten. • Zorg voor duidelijke omschrijving. Als een processtap meer detail nodig heeft, plaats dat dan in een voetnoot, een call out of eventueel een apart document. Maar doe dit niet in de stap zelf. • Voeg een legenda toe. Goed gebruik is om een legenda toe te voegen aan het stroomdiagram waarin de gebruikte symbolen toegelicht worden. • Voorkom onnauwkeurigheid. Controleer het diagram op onnauwkeurigheid of - nog beter - laat een materiedeskundige deze toets uitvoeren voordat het diagram gepubliceerd wordt. • Hoe je aan één detailniveau. Het is het beste om één detailniveau aan te houden binnen één diagram; bijvoorbeeld een high-level, mid-level of gedetailleerde stroomdiagram.