Om efficient te kunnen weren is het belangrijk dat iedereen weet wat hij of zij moet doen en met welke verantwoordelijkheid dat gepaard gaat. Duidelijkheid en structuur voorkomt onnodige discussies. Het is mijns inziens daarom belangrijk te weten wat ieders taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn bij het behalen van het resultaat. Een middel om hier inzicht in te krijgen is de RACI methode. Een RACI Matrix is een matrix die de rollen en verantwoordelijkheden van de personen in een proces weergeven. Op de horizontale as staan de functionele rollen en op de verticale as de op te leveren resultaten, betrokken processen of activiteiten. In de cellen staat door middel van een lettercode het niveau van verantwoordelijkheid genoteerd. • Responsible (R); dit is de functionaris die het werk moet uitvoeren en legt verantwoording af aan de persoon die Accountable is (NL: Uitvoerend of Verantwoordelijk) • Accountable (A); dit is de functionaris die de uiteindelijke beslissingen neemt en vetorecht heeft (NL: Eindverantwoordelijk) • Consulted (C); dit is de functionaris die - voorafgaand aan een beslissing of actie - verplicht om advies gevraagd moet worden. Dit advies is niet vrijblijvend en moet altijd in overleg met de consulted functionaris vastgesteld worden. (NL: Adviserend of Geraadpleegd) • Informed (I); dit is de functionaris die geïnformeerd moet worden (NL: Geïnformeerd). Deze persoon is dus niet in staat om zelf het resultaat te beïnvloeden. De onderstaande figuur toont een basale opstelling van een RACI, met op de horizontale as de verschillende rollen (hier kunnen afdeling, functies en dergelijke geplaatst worden), op de verticale as de taken en in de cellen de RACI-rollen. Behalve taken kunnen er op de verticale as bijvoorbeeld ook zaken als 'op te leveren procducten (deliverables) opgenomen worden. Belangrijkste is dat er duidelijkheid bestaat wie wat doet. Soms worden naast de RACI ook de rollen S en O opgevoerd (RASCI of CAIRO). De S-rol staat voor Suppportive (NL: Ondersteunend) en impliceert dat de functionaris ondersteunend aan het resultaat van het proces of de actie is. Er is meestal een overlap tussen met C-rol, waardoor de S-rol voor de nodige verwarring zorgt. Reden om deze rol weg te laten en te integreren in de C-rol. De O staat voor Out-of-the-Loop: de betreffende functionaris maakt geen deel uit van het proces of de taak.

Regels

• Er is maar één functionaris Responsible en één Accountable. • De rollen Responsible-Accountable zijn altijd en voor alle activiteiten verplicht • De rollen Consulted en Informed zijn niet voor alle activiteiten verplicht. • Stakeholders moeten altijd geïnformeerd worden • In een RACI matrix worden alleen functionele rollen opgenomen