Nadat er een definitief process model is getekend (en is afgetekend door de process owner) wordt er vaak een procesbeschrijving gemaakt.

Werkwijze

De werkwijze om te komen tot een geaccepteerde procesbeschrijving bestaat uit de volgende stappen: • Opstellen van een eerste conceptbeschrijving • Verzamelen van informatie: het proces model, bijbehorende systeemdocumentatie, referentiedocumenten, handleidingen en interviews met materiedeskundigen • Analyseren en structureren van de verzamelde informatie • Uitwerken van eerste concept met openstaande vragen en geconstateerde gaten in het proces • Uitvoeren van een reviews met materiedeskundigen • De conceptbeschrijving met de openstaande vragen en geconstateerde gaten wordt besproken met materiedeskundigen • Op basis van de reviews wordt de conceptbeschrijving aangescherpt. • De process owner tekent de definitieve procesbeschrijving af en zorgt voor distributie naar de belanghebbenden (idealiter via een intranet portal).

Proces Punt Analyse (vereenvoudigd)

(ontwikkeld door Frans van der Reep in 2002). De onderstaande figuur toont het invulsjabloon dat voor de PPA gebruikt kan worden. Een manier om de PPA gemakkelijk in te vullen is gebruik te maken van de 5 W- vragen. Dit zijn vragen omtrent het onderwerp van een tekst, zoals wie, wat, waar, waarom, waartoe en worden veelal gebruikt in de journalistiek. Soms worden ze ook wel de zeven W's genoemd, met toevoeging van "wanneer" en "welke". • Wie; beschrijving van de taken, verantwoordelijkheden en rollen; uitgewerkt in RACI's • Wat; beschrijving van het proces, taken, activiteiten, beslissingen • Waarom; beschrijving aan welke regels, normen en KPI's het proces moet voldoen • Hoe; de uitwerking van het proces in een schema, bijvoorbeeld in swim lanes • Waar; de plaats waar het proces of activiteit wordt uitgevoerd • Wanneer; het tijdstip waarop of de frequentie waarmee het proces wordt uitgevoerd • Waarmee; welke ondersteunende systemen gebruikt worden