KNOWLEDGE BASE

Old School Tools

Observatie

Observatie is een goede manier om de huidige processen en procedures in detail te kunnen documenteren Door middel van observatie komen vaak verborgen taken en activiteiten te voorschijn Is een goed middel om variaties en afwijkingen in de dagelijkse praktijk boven water te krijgen Is beperkt door de relatief kleine steekproef; dit speelt met name een rol als het proces over meer groepen en locaties heen loopt Heeft het risico dat de geobserveerden gaan doen wat zij denken dat de observator verwacht te zullen zien.

1:1 Interviews

Kan bij de geinterviewde doorgaans een postieve werking hebben door een gevoel van mede-eigenaarschap bij het ontwerp of de analyse. Nadeel is dat het geinterviewden tijd kost en dat zij uit hun dagelijkse werk gehaald worden. Doordat afspraken gemaakt moeten worden kost deze methode vaak wat meer tijd dan andere methoden om procesinformatie te verzamelen. Kost achteraf meer tijd van de interviewer om alle verschillende meningen en zienswijzen in een procesplaat te vangen. Meestal wordt dit opgelost door middel van follow-up. Geeft niet altijd de volledige informatie om het proces te kunnen beschrijven.

Feedback

Feedback (bijvoorbeeld via de mail) kost minimaal tijd en verstoring van de dagelijkse bezigheden. Is onderhevig aan veel van de tekortkomingen als bij de 1:1 interviews: niet alle informatie komt boven water Tijd benodigd om verschillende zienswijzen te bundelen (compromis) Als hetzelfde werk door verschillende mensen op verschillende wijze wordt beschreven, dan is er alsnog follw-up nodig.

Workshops

In een workshop (met een agenda en met een voorzitter/facilitator) komen materiedeskundigen en stakeholders bijeen om tezamen met model vorm te geven. Heeft als belangrijk voordeel dat de doorlooptijd in het algemeen korter is dan bij 1:1 interviews Geeft de deelnemers een gevoel van medeverantwoordelijkheid voor het proces. Workshops zijn soms wat kostbaarder dan de andere methoden, bijvoorbeeld door facilitaire zaken als lunches, vergaderzalen reserveren en dergelijke. Modellen die in een workshop zijn vervaardigd hebben over het algemeen minder follow-up nodig en een groter draagvlak, waardoor zij vaak van een hogere kwaliteit zijn dan bij de andere technieken.

Web-Based Conferencing

Levert dezelfde voordelen op als workshops, maar zijn alleen met kleinere groepen effectief. Dergelijk workshops zijn vaak lastiger te besturen en te beheersen; vereist een krachtig optredende voorzitter/facilitator.

White Board en Flip Charts

Het proces wordt op een white board of flip charts getekend en wordt later uitgewerkt in een digitale vorm. Wordt meestal gebruikt workshops en in interviews

Papier en Post-Its

Bij deze techniek worden de muren beplakt met papier, zoals behangrollen of brown paper Tijdens workshops worden de deelnemers uitgenodigd om hun activiteiten op post-it notes te schrijven en deze op de - volgens hen - juiste volgorde op te plakken. Belangrijk is dat zij overeenstemming bereiken over de volgorde. De facilitator kan de post-it notes ophangen of de deelnemers kunnen dit zelf doen Het resulterende model moet later omgezet worden in een digitale vorm

Tekentools en rapporten

Tijdens of nadat workshops en interviews gehouden zijn, worden de proces flows direct verwerkt in tools als Microsoft Visio of Powerpoint. Later kunnen de flows verwerkt worden in de BPM tool. Doorlopen van een procesflow mbv bijv. Visio is minder handig dan papier of Post-Its; die methode dwingt de mensen om zelf het proces te doorleven. Bij gebruik van electronische middelen wordt degene die de machine bedient de woordvoerder.

Electronische modelleringstools en projectie

Directe projectie van de BPM tool op grote schermen waarbij het model gezamelijk wordt ontwikkeld. Voordeel is dat het model direct zichtbaar is en kan worden aangepast tijdens de workshop. Ander voordeel is dat het model meteen in de juiste tool zit en niet nog eens overgezet hoeft te worden.
KNOWLEDGE BASE

Old School Tools

Observatie

Observatie is een goede manier om de huidige processen en procedures in detail te kunnen documenteren Door middel van observatie komen vaak verborgen taken en activiteiten te voorschijn Is een goed middel om variaties en afwijkingen in de dagelijkse praktijk boven water te krijgen Is beperkt door de relatief kleine steekproef; dit speelt met name een rol als het proces over meer groepen en locaties heen loopt Heeft het risico dat de geobserveerden gaan doen wat zij denken dat de observator verwacht te zullen zien.

1:1 Interviews

Kan bij de geinterviewde doorgaans een postieve werking hebben door een gevoel van mede-eigenaarschap bij het ontwerp of de analyse. Nadeel is dat het geinterviewden tijd kost en dat zij uit hun dagelijkse werk gehaald worden. Doordat afspraken gemaakt moeten worden kost deze methode vaak wat meer tijd dan andere methoden om procesinformatie te verzamelen. Kost achteraf meer tijd van de interviewer om alle verschillende meningen en zienswijzen in een procesplaat te vangen. Meestal wordt dit opgelost door middel van follow-up. Geeft niet altijd de volledige informatie om het proces te kunnen beschrijven.

Feedback

Feedback (bijvoorbeeld via de mail) kost minimaal tijd en verstoring van de dagelijkse bezigheden. Is onderhevig aan veel van de tekortkomingen als bij de 1:1 interviews: niet alle informatie komt boven water Tijd benodigd om verschillende zienswijzen te bundelen (compromis) Als hetzelfde werk door verschillende mensen op verschillende wijze wordt beschreven, dan is er alsnog follw-up nodig.

Workshops

In een workshop (met een agenda en met een voorzitter/facilitator) komen materiedeskundigen en stakeholders bijeen om tezamen met model vorm te geven. Heeft als belangrijk voordeel dat de doorlooptijd in het algemeen korter is dan bij 1:1 interviews Geeft de deelnemers een gevoel van medeverantwoordelijkheid voor het proces. Workshops zijn soms wat kostbaarder dan de andere methoden, bijvoorbeeld door facilitaire zaken als lunches, vergaderzalen reserveren en dergelijke. Modellen die in een workshop zijn vervaardigd hebben over het algemeen minder follow-up nodig en een groter draagvlak, waardoor zij vaak van een hogere kwaliteit zijn dan bij de andere technieken.

Web-Based Conferencing

Levert dezelfde voordelen op als workshops, maar zijn alleen met kleinere groepen effectief. Dergelijk workshops zijn vaak lastiger te besturen en te beheersen; vereist een krachtig optredende voorzitter/facilitator.

White Board en Flip Charts

Het proces wordt op een white board of flip charts getekend en wordt later uitgewerkt in een digitale vorm. Wordt meestal gebruikt workshops en in interviews

Papier en Post-Its

Bij deze techniek worden de muren beplakt met papier, zoals behangrollen of brown paper Tijdens workshops worden de deelnemers uitgenodigd om hun activiteiten op post-it notes te schrijven en deze op de - volgens hen - juiste volgorde op te plakken. Belangrijk is dat zij overeenstemming bereiken over de volgorde. De facilitator kan de post-it notes ophangen of de deelnemers kunnen dit zelf doen Het resulterende model moet later omgezet worden in een digitale vorm

Tekentools en rapporten

Tijdens of nadat workshops en interviews gehouden zijn, worden de proces flows direct verwerkt in tools als Microsoft Visio of Powerpoint. Later kunnen de flows verwerkt worden in de BPM tool. Doorlopen van een procesflow mbv bijv. Visio is minder handig dan papier of Post-Its; die methode dwingt de mensen om zelf het proces te doorleven. Bij gebruik van electronische middelen wordt degene die de machine bedient de woordvoerder.

Electronische modelleringstools en projectie

Directe projectie van de BPM tool op grote schermen waarbij het model gezamelijk wordt ontwikkeld. Voordeel is dat het model direct zichtbaar is en kan worden aangepast tijdens de workshop. Ander voordeel is dat het model meteen in de juiste tool zit en niet nog eens overgezet hoeft te worden.
KNOWLEDGE BASE

Old School Tools

Observatie

Observatie is een goede manier om de huidige processen en procedures in detail te kunnen documenteren Door middel van observatie komen vaak verborgen taken en activiteiten te voorschijn Is een goed middel om variaties en afwijkingen in de dagelijkse praktijk boven water te krijgen Is beperkt door de relatief kleine steekproef; dit speelt met name een rol als het proces over meer groepen en locaties heen loopt Heeft het risico dat de geobserveerden gaan doen wat zij denken dat de observator verwacht te zullen zien.

1:1 Interviews

Kan bij de geinterviewde doorgaans een postieve werking hebben door een gevoel van mede-eigenaarschap bij het ontwerp of de analyse. Nadeel is dat het geinterviewden tijd kost en dat zij uit hun dagelijkse werk gehaald worden. Doordat afspraken gemaakt moeten worden kost deze methode vaak wat meer tijd dan andere methoden om procesinformatie te verzamelen. Kost achteraf meer tijd van de interviewer om alle verschillende meningen en zienswijzen in een procesplaat te vangen. Meestal wordt dit opgelost door middel van follow-up. Geeft niet altijd de volledige informatie om het proces te kunnen beschrijven.

Feedback

Feedback (bijvoorbeeld via de mail) kost minimaal tijd en verstoring van de dagelijkse bezigheden. Is onderhevig aan veel van de tekortkomingen als bij de 1:1 interviews: niet alle informatie komt boven water Tijd benodigd om verschillende zienswijzen te bundelen (compromis) Als hetzelfde werk door verschillende mensen op verschillende wijze wordt beschreven, dan is er alsnog follw- up nodig.

Workshops

In een workshop (met een agenda en met een voorzitter/facilitator) komen materiedeskundigen en stakeholders bijeen om tezamen met model vorm te geven. Heeft als belangrijk voordeel dat de doorlooptijd in het algemeen korter is dan bij 1:1 interviews Geeft de deelnemers een gevoel van medeverantwoordelijkheid voor het proces. Workshops zijn soms wat kostbaarder dan de andere methoden, bijvoorbeeld door facilitaire zaken als lunches, vergaderzalen reserveren en dergelijke. Modellen die in een workshop zijn vervaardigd hebben over het algemeen minder follow-up nodig en een groter draagvlak, waardoor zij vaak van een hogere kwaliteit zijn dan bij de andere technieken.

Web-Based Conferencing

Levert dezelfde voordelen op als workshops, maar zijn alleen met kleinere groepen effectief. Dergelijk workshops zijn vaak lastiger te besturen en te beheersen; vereist een krachtig optredende voorzitter/facilitator.

White Board en Flip Charts

Het proces wordt op een white board of flip charts getekend en wordt later uitgewerkt in een digitale vorm. Wordt meestal gebruikt workshops en in interviews

Papier en Post-Its

Bij deze techniek worden de muren beplakt met papier, zoals behangrollen of brown paper Tijdens workshops worden de deelnemers uitgenodigd om hun activiteiten op post-it notes te schrijven en deze op de - volgens hen - juiste volgorde op te plakken. Belangrijk is dat zij overeenstemming bereiken over de volgorde. De facilitator kan de post-it notes ophangen of de deelnemers kunnen dit zelf doen Het resulterende model moet later omgezet worden in een digitale vorm

Tekentools en rapporten

Tijdens of nadat workshops en interviews gehouden zijn, worden de proces flows direct verwerkt in tools als Microsoft Visio of Powerpoint. Later kunnen de flows verwerkt worden in de BPM tool. Doorlopen van een procesflow mbv bijv. Visio is minder handig dan papier of Post-Its; die methode dwingt de mensen om zelf het proces te doorleven. Bij gebruik van electronische middelen wordt degene die de machine bedient de woordvoerder.

Electronische modelleringstools en projectie

Directe projectie van de BPM tool op grote schermen waarbij het model gezamelijk wordt ontwikkeld. Voordeel is dat het model direct zichtbaar is en kan worden aangepast tijdens de workshop. Ander voordeel is dat het model meteen in de juiste tool zit en niet nog eens overgezet hoeft te worden.